För att besvara denna frågan, låt oss dela upp arbetande personer i två kategorier,

Ledaren och Producenten.

 

Ledaren är till exempel entreprenören eller chefen som söker hitta nya möjligheter, skapa affärer och expansion. Producenten är till exempel programmeraren som arbetar med att utveckla en programvara eller produkt. Dessa personers kalendrar ser ofta per definition mycket olika ut.

 

Ledaren har vanligen sin dag indelad i block om 1-timmes intervaller. Även om det inte finns ett möte inbokat så arbetar många ledare på detta sätt som standard. Därför kostar inte ett möte så mycket mer än just den tid mötet tar – ledaren tenderar att byta arbetsuppgifter med dessa intervaller ändå. Ledaren har därmed möjlighet att ta en större del spekulativa möten. Ett spekulativt möte för en ledare kan mycket väl bli starten på en mycket givande affärsrelation som kan generera miljontals kronor i intäkter, och är därför en viktigt del av ledarens arbete.

 

Producenten å andra sidan behöver ofta dela in sin dag i block om halvdagar för att kunna producera effektivt. Denne hinner knappt komma igång på en timme, och till och med ett mycket kort möte kan förstöra en halv dag för den producerande arbetaren, på grund av t ex ställtider och störningar i fokus.

 

Båda dessa typer av scheman fungerar bra i sig själva, men när man kombinerar dem, vilket är näst intill oundvikligt i en modern organisation, så kan det uppstå friktion om man inte tar hänsyn till det i sin möteskultur.

 

Då ledaren rent formellt ofta är producentens chef så behöver denne vara extra försiktig med hur många möten som efterfrågas med producenterna, eftersom att många är obekväma med att säga nej till sin chef. Ett exempel är när ledaren vill ha ett kort avstämningsmöte med producenten för att uppdatera sig på ett visst projekt utan att inse att det kostar en halv dag för producenten och därmed för hela organisationen.

 

Det är därför viktigt att tänka på hur ofta, och även när dessa möten kan läggas för maximal effektivitet. Det går som producent inte att undvika möten helt, speciellt inte i nya och snabbväxande företag där man behöver vara snabbfotad, och där producenterna ofta behöver vara inblandade som en integral del av en potentiell affär.  Ett sätt att effektivisera de möten som är nödvändiga är att schemalägga flera möten under ett längre sammanhängande block eller att lägga kortare möten innan eller efter producentens arbetspass.

 

Svaret på frågan blir därmed tudelad. Är du en ledare? Var generös med möten. Är du en producent? Var restriktiv med möten.

 

Avslutningsvis så kan även betonas att längre sammanhängande tid är av stor vikt även för ledaren, för att kunna tänka framåt. Denna kan med fördel läggas utanför kontoret, för att öka kreativiteten. Dessutom är det viktigt med gemensam visionär tid för ledarna och producenterna tillsammans.

 

 

Vill du veta mer, eller få personlig rådgivning?