För att få en bra överblick över hur status på inkommande affärer ser ut så har man stor behållning av att använda någon sorts kvalificeringssystem. I sin enklaste form kan detta exempelvis vara en whiteboard eller ett excel-ark. Det finns även mer specialiserade CRM-system som erbjuder en högre grad av automatisering och kollaborering.
För att utforma en så effektiv kvalificering som möjligt så är det bra att först definiera följande två saker, oavsett vilket verktyg som används.

Förhoppningsvis ligger de i linje med varandra men det är vanligare än man tror att de ser helt olika ut. Om så är fallet så är det viktigt att anpassa sin säljprocess efter kundens köpbeteende. Detta kan inkludera saker som kundens inköpscykler, ledtider, geografisk spridning, informationsbehov och typisk transaktionsstorlek.

Säljprocessen ser alltså oftast olika ut beroende på typ av företag. Den bör dock inkludera de huvudsakliga moment som krävs från att man först identifierar en ny potentiell kund tills dess att det blir en affär.

Man kan generellt dela in säljprocessen i två olika delar:

Vi har tidigare skrivit om hur man kan effektivisera säljarnas tid med avseende på den första delen ovan. Samtidigt kan man även göra mycket åt den andra delen, den som inkluderar säljprocessen från Affärsmöjlighet till Kund. Ett enkelt och effektivt verktyg som kan användas i den delen av säljprocessen är en så kallad Deal Board.

Låt oss titta närmare på det här verktyget och hur det kan användas.

Att använda en Deal Board

En Deal Board är en visuell tavla, oftast digital, som visar alla ens aktiva affärsmöjligheter, och var i säljprocessen de ligger. Den är enkel att hantera, normalt genom att klicka och dra, och ger en mycket bra överblick. Säljarna ser var de behöver följa upp, och säljledning kan lätt se/mäta hur de olika affärsmöjligheterna fortskrider på en övergripande nivå.

Följande bild visar hur en Deal Board kan se ut för ett bolag med en enklare typ av säljprocess. I detta fall är den gjord i HubSpot CRM, som är ett gratisverktyg.

För varje affärsmöjlighet uppskattas ett ordervärde och ett datum för vunnen affär. Genom att sannolikhetsvikta varje steg så blir det också lätt att få ut bra säljprognoser och aktivitetsplaner. Varje steg ger en ökad sannolikhet för att affären stängs.

Tittar vi närmare på exemplet ovan, så är det baserat på följande steg och sannolikhetsantaganden.

Som man kan se så finns det ett antal potentiella affärer ute i olika steg, alla med ett ordervärde på 100 000 kr. Med hjälp av viktningen i de olika stegen kan man nu få ut ett totalt ordervärde som är värdefullt för planering av tid och resurser.

Skulle man exempelvis räkna ut värdet av hela tavlan så skulle det se ut så här:

Möte bokat: 400 000 x 20% = 80 000

Kvalificerad kund: 300 000 x 40% = 120 000

Offert skickad: 100 000 x 60% = 60 000

Affär vunnen: 200 000 x 100% = 200 000

Totalt: 460 000

Kompetenta CRM-system utför detta automatiskt, och tillåter dig även att lätt ändra tidshorisont på prognosen.

Med tiden utvärderas och revideras sedan viktningen i de olika stegen för att bli så rättvisande som möjligt. Det går också att sätta upp stödmål i form av utförda aktiviteter, vilket kan hjälpa en att tidigt maximera sina chanser för att nå ett uppsatt säljmål. Är snittstorleken för en affär till exempel 100 000 och säljmålet 1 000 000 så vet man att man troligen behöver boka in minst 50 stycken möten för att nå målet (givet 20% sannolikhet).

Om ni inte redan använder ett liknande verktyg är vår rekommendation at ni överväger det. Börja så enkelt som möjligt och bygg på utefter era egna behov. Ett rätt implementerat system kommer hjälpa er att stänga fler affärer.

Vill du veta mer, eller få personlig rådgivning kring användningen av en deal board?